10 закона за писане на имейл

Електронната поща, която на български все още няма утвърдено име (някои пишат имейл, други емайл), се е утвърдила като най-употребяваното средство в бизнеса и в служебните комуникации. Все още, обаче, много хора допускат груби грешки в писането на електронни писма и това често води до объркване и неразбиране. А липсата на визуален контакт с отсрещната страна, както и възможността за отлагане на отговора, могат да доведат до по-голямо объркване вследствие на погрешно разбиране на вашето съобщение.

Тук съм подбрал няколко важни и полезни съвета, които биха ви помогнали да подобрите писмената си комуникация и да изградите по-голям авторитет сред вашите кореспонденти.

1. Пишете грамотно!

Най-неприятното нещо за един мениджър или бизнесмен е да получи неграмотно написан имейл. Припомнете си някои правила от граматиката, консултирайте се с децата си – те може и да знаят по-добре. Инсталирайте си spell-checker – има ги както за български, така и за английски език. Така ще ограничите силно печатните грешки. Ако пишете на български – пишете на кирилица. Шльокавицата издава много ниска грамотност и култура. Кой ще ви уважава като професионалист, ако пишете неграмотно или на шльокавица?

2. Решавайте, а не създавайте проблеми!

Не уволнявайте хора с имейл. Важни въпроси, свързани с личностни проблеми, трябва да бъдат обсъждани и решавани очи в очи. Не се задълбавайте в детайли и на преговаряйте за пари в имейл. Не се карайте в имейл – по-добре не пишете, когато сте ядосани. Изчакайте и ще видите, че ще намерите друг начин да се изразите. Думите, написани в един гневен имейл не могат да се върнат назад и могат много да ви навредят.

3. Имейлът е за читателя, а не за автора!

Помислете кое от това, което искате да му кажете, е наистина важно за получателя и се ограничете само в него. Не изпадайте в излишни словоизлияния. Пишете кратко, но да е ясно и разбираемо. Фокусирайте основната идея в заглавието – то е първото, което читателя вижда и ако не го впечатли или не го разбере, може и да не прочете останалото. Ако една дискусия се е проточила и е започнала да измества фокуса си – сменете заглавието, за да показва точно за какво иде реч.

4. Помислете преди да копирате някого!

Ако вие сте отговорни за нещо, не е необходимо да държите целия свят в течение на вашата кореспонденция. Това може да се приеме за спам от страна на хора, които не се чувстват заинтересувани от детайлите на вашата работа. Най-често се случва преките шефове да бъдат копирани при изпращане на официални писма. Помислете си обаче, какъв хаос би настанал в тяхната пощенска кутия, ако всичките им подчинени им изпраща копия от всичките си писма? Освен това, копирането до шефа е признак на неувереност. Нима искате шефът ви да си мисли, че не можете да се справите с работата си сам?

От друга страна, не е етично да се говори за някого зад гърба му. Просто правило при копирането е: писмото трябва да бъде изпратено до всички хора, които са обект на дискусията, така че човекът, чиито действия се обсъждат, да знае какво се говори за него. Освен това, получателят на писмото ще разбере, че информацията, която му подавате не е тайна и има кой да я потвърди.

Подобна е ситуацията и с препращането (Forward). Препращайте писма само, когато ви помолят за това!

5. Не използвайте „Reply to all“ постоянно!Както казах, понякога е необходимо да включите някого на копие, ако в писмото си цитирате неговото име. Но ако се заформи дискусия с отсрещната страна и вие отговаряте с „Reply to all“, означава да спамите този човек с цялата история на вашата комуникация. Преди да изпратите всяко писмо трябва да прецените дали всички адресати от полученото писмо имат нужда да четат и вашия отговор. Ако темата на писмото се концентрира върху неща от вашата компетентност, ограничете разговора само до вас и вашия кореспондент. Ако темата е извън вашата компетентност – по-добре прехвърлете цялата кореспонденция на този, който може да поеме отговорността за преписката оттук нататък.

6. Не нарушавайте сигурността и личното пространство (privacy) на другите!

Във връзка с копирането и отговарянето до всички, имайте предвид, че адресите на всички адресати са публично видими от всички получатели и може би не е редно да издавате пред всекиго имейл адреса на вашите мениджъри, освен ако нямате специално разрешение за това. Ако техните адреси попаднат в спам списъци и служебната им поща се задръсти от нежелани писма, отговорността ще бъде ваша.

7. Подчертайте ключовите моменти в писмото си!

Най-важните неща, на които държите получателя да обърне внимание, могат да бъдат обособени чрез удебеляване на шрифта (bold), подчертаване (undeline) или изнасяне в списък (bullet list). Избягвайте писането на думи само с главни букви! Това се възприема като викане и е признак на лошо възпитание.

Задължително напишете какви действия очаквате от кореспондента в резултат на това писмо или какви задачи предстоят още да бъдат решени, като също можете да ги обособите в списък.

8. Не пращайте вицове до всички!

Обикновено фирмите имат един адрес, който включва всички служители в една група, и ако изпратите имейл до него, ще бъде получен от всички. Този адрес трябва да се използва много внимателно, ако не искате да си навлечете гнева на цялата фирма. Обикновено се използва от ръководството на фирмата да сподели важни новини, касаещи целия личен състав. В никакъв случай не го използвайте, за да си изпращате вицове или клюки! За смешни и забавни неща, помолете системните администратори да създадат друга група, в която хората да се записват доброволно, за да не се засипват всички колеги със спам.

9. Използвайте емотикони, но умерено!

Емотиконите са добър начин да подсилите едно твърдение или да покажете своето отношение към него. Много често нашето чувство за хумор остава неразбрано – не всеки приема критични шеги или майтапи на свой гръб. Затова добавянето на малкото усмихнато лице, може ясно да покаже, че не таите никакви негативни чувства към него. Все пак, в делова кореспонденция с клиенти избягвайте да използвате емотикони, защото отсрещната страна може да реши, че сте несериозен партньор.

10. Изчакайте, преди да натиснете бутона за изпращане!

Руснаците имат традиция да поседнат преди тръгване. Аз казвам: Спри и помисли! Не бързайте да натискате бутона „Send“. Огледайте писмото и помислете дали не изпускате нещо важно или пък сте набутали твърде много излишни подробности. Дали тонът ви не е груб или остър, дали не сте цитирали твърде много адресати. Ако сте ядосани или разтревожени – не го пращайте! Изчакайте докато се успокоите и пак го прегледайте след това. Вероятно ще промените много неща в него, а може и въобще да не го изпратите. Не започвайте война по имейла! Бъдете делови! От начина ви на писане на имейли отсрещната страна може да прецени дали може да ви има доверие или не. И не забравяйте – авторитет се гради бавно и трудно, а се руши за миг.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: [wp:svejo-net]

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се напълно безплатно за нашия бюлетин чрез RSS feed или по имейл