Петък – ден без имейли

Тази история я научих от блога на Доналд Тръмп. Той разказва за една фирма, в която писането и четенето на имейли толкова много ангажирало времето на служителите, че шефовете започнали да се чудят какви мерки да предприемат, за да повишат ефективността им и да намалят загубата на време.

Оказало се, че някои хора получавали по над 250 мейла на ден и за обработването им на практика отивало почти цялото работно време на служителя. Решението, което ръководството на фирмата приело, е да забрани използването на имейл в петък. Оказало се, че това наистина подобрило ефективността на работа на хората и подобрило отношение на клиентите към фирмата.

Тази история хем ми се вижда любопитна, хем ми звучи малко подозрително. затова искам да я поразчопля малко повече и да поразсъждавам на глас (или на клавиатура).

Първо, това, че някой получава по 250 мейла на ден ми се струва сериозен проблем, но не мисля, че проблемът е в самата технология, колкото в начина на ползването й. Убеден съм, че 150 от въпросните 250 писма, които въпросните хора са получили, са били реклама на Виагра или други подобни медицински средства, подпомагащи сексуалната активност. С други думи, много хора използват служебния си имейл адрес, за да се регистрират по разни съмнителни места и после биват засипвани от неудържим спам. А както всички знаем, проблемът на спам филтрите е, че не могат да дадат стопроцентова гаранция, че няма да класифицират като спам и някое важно съобщение. (На мен лично ми се е случвало няколко пъти.) Оттук и нуждата да се проверява дори и спам папката за редовни писма.

Правилният подход е служебният имейл адрес да се използва само за служебни цели (т.е. комуникация с колеги и клиенти) и абсолютно никога да не се дава за регистрация в сайтове със неизяснено предназначение.

От друга страна, в много големи фирми се практикува политиката на ass-covering, т.е. покриване на задника. В много корпорации работата отдавна се е превърнала в чиста бюрокрация и хората не знаят защо са там и какво се иска от тях. Важното е да не ги обвинят в нещо, когато стане голямата издънка. Затова в такива места се прилага и тази ценна практика, която се изразява в писмено излагане на всички въпроси, проблеми, отговори, задачи и отчети с копиране до колкото може повече заинтересовани и незаинтересовани лица. Идеята е, когато някой реши да ви посочи с пръст, че нещо сте сгрешили, да можете да извадите съответния имейл и да покажете, че вече сте предупредили съответните хора за това и вие сте чист като планински ручей.

Механизмът е чудесен, но има два недостатъка. Първият е, че наистина губи доста повече време на служителите да излагат писмено всичко, което им се е случило през деня, а вторият е, че по този начин се губи чувството за колегиалност, за работа в екип. Желанието да се създаде нещо хубаво и полезно е заместено от старанието да си покриеш задника и в крайна сметка фирмата само губи от това.

В този смисъл, може да се каже, че решението да се забрани използването на имейл в петък, е крачка в правилната посока, но според мен по-добре би било ако се преосмисли цялостната фирмена политика и култура, така че хората да не се страхуват един от друг, а да се подкрепят и да си помагат.

Подобна е ситуацията и с клиентите. Тук нещата са малко по-отговорни, защото клиентът е този, който ни храни, но наистина има моменти, в който един кратък, но добронамерен разговор по телефона или даже среща очи в очи е много по-ценно за укрепване на клиентската лоялност, отколкото един сух имейл, излагащ точка по точка изпълнените задачи и срещнатите проблеми.

За всеки отделен случай има различна форма на комуникация, която е най-подходяща. В този смисъл, решението да се забрани използването на имейл в петък, макар и да дава някакви положителни резултати, е схоластично и не особено ефективно. По-правилно би било да се проведе сериозно обучение на персонала в кои случаи каква комуникационна форма да използват, за да бъдат максимално ефективни.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: [wp:svejo-net]

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се напълно безплатно за нашия бюлетин чрез RSS feed или по имейл.