Петък – ден без имейли

email overload

Тази история я научих от блога на Доналд Тръмп. Той разказва за една фирма, в която писането и четенето на имейли толкова много ангажирало времето на служителите, че шефовете започнали да се чудят какви мерки да предприемат, за да повишат ефективността им и да намалят загубата на време.

Оказало се, че някои хора получавали по над 250 мейла на ден и за обработването им на практика отивало почти цялото работно време на служителя. Решението, което ръководството на фирмата приело, е да забрани използването на имейл в петък. Оказало се, че това наистина подобрило ефективността на работа на хората и подобрило отношение на клиентите към фирмата.

Тази история хем ми се вижда любопитна, хем ми звучи малко подозрително. затова искам да я поразчопля малко повече и да поразсъждавам на глас (или на клавиатура).

Първо, това, че някой получава по 250 мейла на ден ми се струва сериозен проблем, но не мисля, че проблемът е в самата технология, колкото в начина на ползването й. Убеден съм, че 150 от въпросните 250 писма, които въпросните хора са получили, са били реклама на Виагра или други подобни медицински средства, подпомагащи сексуалната активност. С други думи, много хора използват служебния си имейл адрес, за да се регистрират по разни съмнителни места и после биват засипвани от неудържим спам. А както всички знаем, проблемът на спам филтрите е, че не могат да дадат стопроцентова гаранция, че няма да класифицират като спам и някое важно съобщение. (На мен лично ми се е случвало няколко пъти.) Оттук и нуждата да се проверява дори и спам папката за редовни писма.

Правилният подход е служебният имейл адрес да се използва само за служебни цели (т.е. комуникация с колеги и клиенти) и абсолютно никога да не се дава за регистрация в сайтове със неизяснено предназначение.

От друга страна, в много големи фирми се практикува политиката на ass-covering, т.е. покриване на задника. В много корпорации работата отдавна се е превърнала в чиста бюрокрация и хората не знаят защо са там и какво се иска от тях. Важното е да не ги обвинят в нещо, когато стане голямата издънка. Затова в такива места се прилага и тази ценна практика, която се изразява в писмено излагане на всички въпроси, проблеми, отговори, задачи и отчети с копиране до колкото може повече заинтересовани и незаинтересовани лица. Идеята е, когато някой реши да ви посочи с пръст, че нещо сте сгрешили, да можете да извадите съответния имейл и да покажете, че вече сте предупредили съответните хора за това и вие сте чист като планински ручей.

Механизмът е чудесен, но има два недостатъка. Първият е, че наистина губи доста повече време на служителите да излагат писмено всичко, което им се е случило през деня, а вторият е, че по този начин се губи чувството за колегиалност, за работа в екип. Желанието да се създаде нещо хубаво и полезно е заместено от старанието да си покриеш задника и в крайна сметка фирмата само губи от това.

В този смисъл, може да се каже, че решението да се забрани използването на имейл в петък, е крачка в правилната посока, но според мен по-добре би било ако се преосмисли цялостната фирмена политика и култура, така че хората да не се страхуват един от друг, а да се подкрепят и да си помагат.

Подобна е ситуацията и с клиентите. Тук нещата са малко по-отговорни, защото клиентът е този, който ни храни, но наистина има моменти, в който един кратък, но добронамерен разговор по телефона или даже среща очи в очи е много по-ценно за укрепване на клиентската лоялност, отколкото един сух имейл, излагащ точка по точка изпълнените задачи и срещнатите проблеми.

За всеки отделен случай има различна форма на комуникация, която е най-подходяща. В този смисъл, решението да се забрани използването на имейл в петък, макар и да дава някакви положителни резултати, е схоластично и не особено ефективно. По-правилно би било да се проведе сериозно обучение на персонала в кои случаи каква комуникационна форма да използват, за да бъдат максимално ефективни.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: [wp:svejo-net]

RSS feed Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се напълно безплатно за нашия бюлетин чрез RSS feed или по имейл.

You may also like...

4 коментара

  1. Vanya каза:

    Ако имейлите са забранени в петък, няма как да не намразиш понеделниците. Ако работата е спешна все ще се намери някой да я свърши:). Има телефони, а и някой може да да ти дойде на крака.

  2. Mila каза:

    В нашата фирма трябва да забранят телефоните. Да ми звъни шефката на маркетинга, дето е в съседната стая, да ме пита какво искала да ме пита, при положение, че просто може да отвори вратата.
    Да иска да й свърша нещо, което после да отрича, че някога е поръчвала.
    Ass-covering му е майката в българските фирми.

  3. Sharona каза:

    „Ass-covering му е майката в българските фирми.“
    И на мен ми се струва ,че в България сме на този етап.Когато се получи някой гаф,всеки гледа да се спасява и да обвини колегата.
    Но за тази практика причината е ,че няма строго разграничение на служебните задължения и отговорности.
    Умението да комуникираш с всички възможни форми е голям плюс и наистина повишава ефективността.

  4. BullDog каза:

    едно наблюдение …
    … броят е-мейли е функция (експоненциална?) на положението в йерархията на организацията; аз (последна дупка на кавала) имам средно 40-50 на ден; колегата, дето е по-старши – 100-150; шефа ни – 200-250, неговия шеф 1000 до 1200 на ден, нагоре не знам; е-мейлите на шефа на шефа се сканират от една от асистентките му; един път ни бяха натопили за някаква простотия с копие да шефа на шефа и на другия ден имахме персоналелни римайндъри от него (не от асистентката) да оправим простотията ASAP;
    … едно правило …
    … не е важно какво Priority ще сложиш на е-мейла, важно е кой е в Cc: листа! Но както с всичко, не трябва да се прекалява.
    … и един трик, дето го прилага моят шеф …
    … включва „Out of Office“ асистента, макар че баш си е в офиса и кроко си бачка. Това бързо обезкуражава най-досадните изпащачи на е-мейли 🙂