Как да напомня за своя имейл?

Как да напомня за своя имейл?

Имейлът се е утвърдил като една от най-ефективните форми на бизнес-комуникация. С него управляваме задачите си, с него провеждаме рекламни кампании и завършваме процеса по продажбите. За съжаление, имейлът е толкова много използван от всички, че често се оказваме затрупани с писма, които нямаме физическата възможност да прочетем. Някои хора си трупат непрочетената поща с години, илюзорно надявайки се, че някога ще имат време да прочетат хилядите неотворени имейли, а други смело го изтриват в един момент и с това загубват възможността да прочетат нещо важно.

А как стоят нещата от другата страна? Ако вие сте изпращачът, а не получавате отговор?

Моята читателка Д.В. ми е изпратила следното писмо:

Здравейте! Работя в търговска фирма и всеки ден пиша много писма до наши клиенти и доставчици, повечето от които са чужденци. Случва се понякога на даден имейл да не ми отговорят доста дълго време – например когато поискам оферта от дадена фирма. Въпросът ми е следния – какъв би бил най-учтивият вариант да напомня за своя имейл?

Ще се радвам да прочета подобна статия във Вашия сайт! Благодаря!

В тази статия ще се опитам да дам отговор на нейните въпроси, защото съм ги получавал често и от други хора, а и опитът ми показва, че понякога дребен проблем в комуникацията може да провали голяма сделка.

Първо, каквото и да правите, няма начин да накарате насила човека да прочете писмото ви и му отговори. Това, което е във вашите сили, е да го „подмамите“ да го направи.

Първата стъпка в тази посока е да накараме получателя да си прочете писмото. Тук имаме двама противници – него самият и системата за филтриране на спама. Ако писмото ви се класифицира като спам, има много голяма вероятност да не бъде прочетено. И в двата случая, най-важният инструмент във вашите ръце е заглавието на писмото. Затова:

  1. Винаги пишете заглавие. Писмата без заглавие имат по-голяма вероятност да попаднат в „Спам“ папката или да бъдат игнорирани.
  2. В заглавието избягвайте използването на силни рекламни фрази като: „безплатно“, „спешна оферта“, „изгодно“, „купи сега“. Трудно е, ако наистина отправяте оферта към клиента, но тези изрази са сигнал за спам и писмото ви вероятно ще замине натам. Използвайте по-дълги и по-конкретни заглавия. Например: „Покана за участие в конкурс за изработка на уеб сайт“ или „Предложение за оферта във връзка с конкурса за провеждане на фирмено обучение по продажби“.
  3. Ако адресатът не ви е личен познат и съществува вероятност да пропусне писмото ви, сложете името му в заглавието – „На вниманието на г-н Иван Петров“ или „До Управителя на Алабала ООД“.

В много пощенски системи заглавието е единственото нещо, което се вижда в първия момент и много хора реагират спрямо него, така че е важно да вложим повече усилия в заглавие, което ясно подсказва за какво иде реч в самото писмо.

След като писмото бъде отворено, там ясно и конкретно опишете вашата молба, изискване или очакване – какво трябва да се свърши и в какъв срок. Разбира се, тонът зависи от вашите отношения с получателя. Много е важно още в първото писмо да предложите по-ранна дата, на която да се свържете отново – било по имейл, или по телефона – за да проверите как вървят нещата. Ако адресатът е потенциален клиент, с когото тепърва завързвате взаимоотношения, можете да напишете следното:

„Моля, имайте предвид, че процесът на събиране на материалите приключва на 25.02 в 18:00 часа, така че очакваме вашата оферта в рамките на този срок. Ако ви е удобно, ще ви звънна по телефона два дни по-рано, за да ви съдействам, ако имате нужда.“

А ако човекът е служител или колега, може текстът да бъде и по-делови:

„Крайният срок за предаване на документите е 25.02. Моля, пратете ми имейл на 23.02 какъв е статуса на задачата и дали имате нужда от съдействие.“

Написаното в писмото ви дава основание да потърсите втори контакт с човека, като в уречения ден му изпратите втори имейл, в който напишете:

„Както ви писах в предишното писмо, обаждам се, за да проверя дали всичко е наред и дали нямате нужда от разяснения или някакво друго съдействие. Не се притеснявайте да ми пишете или да ми позвъните на този телефон: ХХХХХХХ“

Ако и след това не получите никакъв отговор, тогава е добре да позвъните по телефона (ако имате такъв контакт) и да попитате в прав текст каква е ситуацията. Например:

„Здравейте, г-жо директор! Преди няколко дни ви изпратих писмо с покана за подаване на оферта. Тъй като не получих отговор от вас, си помислих да не би да не сте го получили и затова се обаждам по телефона. Ако имате нужда от помощ и съдействие по изготвянето на офертата, можете да ми пишете или да ми се обадите на този номер.“

Тук, разбира се, ще протече някакъв диалог, чиито разклонения не можем да предвидим, но в общи линии идеята е, човек да бъде настоятелен, да дава достатъчно информация и ясно да посочи какво очаква и кога. Този подход е достатъчно вежлив, защото предварително сме казали, че ще се обадим. Ако човекът не е искал да го безпокоим, можеше да се обади и да каже кога и как му е удобно да комуникираме.

Някога имах проблем с това да се обаждам на непознати или на високопоставени хора по телефона. Смятах, че след като съм им изпратил имейл и те не са отговорили, значи са много заети или просто не искат да ми отговорят, а ако се обадя по телефона, ще ги обезпокоя страшно. Това са излишни страхове. За да не ви отговорят има две причини: или са пропуснали да видят писмото, или не могат да вземат решение. В единия случай вашето напомняне ще бъде много полезно, защото ще им обърне внимание точно на вашето писмо измежду хилядите други, а във втория ще си изясните дали изобщо има смисъл да правите бизнес с тези хора. Вашето обаждане ще подейства като катализатор на процесите, които така или иначе трябва да се случат.

Затова не бъдете колебливи:

  1. Посочете в първия си имейл какво точно очаквате и кога
  2. Предложете междинно чуване по телефона или по имейл, за да разберете как вървят нещата и да окажете помощ за изпълнение на задачата
  3. Ако не ви отговорят – обадете се по телефона и разберете какво става.

Ако пък случайно човекът отсреща вземе, че се разсърди за това, че го безпокоите (което е много малко вероятно), помислете дали изобщо трябва да правите бизнес с такъв човек, който не умее да общува и прави проблем на другите от това.

Между другото, тези съвети важат с пълна сила и ако кандидатствате за работа и не ви отговорят.

Успех!


RSS feed Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието на блога чрез RSS feed или по имейл.

You may also like...