5 съвета за писане на ефективни имейли

В блога Secrets of the job hunt попаднах на статия, в която предлагат няколко съвета за ползване на имейл, които биха ни спасили от съкращения. Аз лично не виждам връзката и мисля, че като дойде време за голямата секира, едва ли някой ще си проверява електронната поща, за да види кой е писал най-хубавите писма.

Въпреки това, съветите са полезни и си струват. Бизнес кореспонденцията е средство да свършим част от работата си и трябва да се използва максимално ефективно. Освен това е изкуство, което разкрива нивото на нашия професионализъм и спомага за изграждането на нашия имидж (добър или лош) пред колеги, началници, партньори и клиенти.

Ето ги и самите съвети, които са чудесно допълнение към 10-те закона за писане на имейл, които бях публикувал по-рано:

1. Избягвайте безцелни групови съобщения.

Всяко писмо, което изпращате, трябва да има определена бизнес цел и да служи за решаването на някакъв бизнес проблем. Избягвайте изпращането на писма до групови адреси, освен ако предварително не е уговорено. Не включвайте допълнителни адресати, ако не е наложително. Избягвайте да изпращате картинки и вицове до цялата фирма. По-добре си създайте специален сайт или имейл адрес за това.

2. Използвайте ясни и точни заглавия (subject line)

Полето „Subject“ („Относно“, „Тема“, „Заглавие“) много често е единственото нещо, което получателят вижда в първия момент. То трябва достатъчно ясно да разкрива смисъла на вашето послание и веднага да грабне неговото внимание. Електронната поща напоследък стана обект на сериозни злоупотреби и това принуди голяма част от бизнес потребителите да я игнорират в максимална степен и да отсяват само най-важните писма от стотиците, които получават всеки ден. Както при телевизионните реклами, вие трябва да се борите за вниманието на вашия читател. И никога не изпращайте писмо без заглавие! Практиката показва, че такива писма директно заминават в кошчето.

Ако искате вашето писмо да бъде прочетено, трябва да се потрудите малко повече.

3. Изведете основната идея още в началото

Хората не четат вашето писмо – те го сканират. Затова още в самото начало поставете основната си теза или въпрос, а след това го подкрепете с аргументи. Важното е читателят да разбере още в началото вашата цел и да се заинтригува. Прекалено дългото увъртане ще го отблъсне и може въобще да не стигне до края, където е най-важната ви мисъл.

4. Не си играйте на пинг-понг

Когато едно писмо започне да се връща назад-напред по няколко пъти с дребни уточняващи въпроси и писмото ви започва да се превръща в парцал, значи е време да използвате друго средство за комуникация. Най-добре е да вдигнете телефона и да се разберете кратко и делово по всички неясни моменти, а след това изпратете ново писмо, в което обобщавате това, което сте договорили устно.

5. Мерете си думите и сдържайте емоциите

Независимо дали става въпрос за досаден колега, тъп началник или нахален клиент, не се поддавайте на изкушението да напишете нещо лошо – било директна обида или иронична забележка. Това е първо неетично и второ оставя следи, които не се знае кога могат да се обърнат срещу вас. Клюкарстването срещу другите винаги е било признак за нисък професионализъм, а използването на електронната поща за тази цел е чиста глупост.

Дори и споделянето на дебелашки вицове може да ви изиграе лоша шега. Човек не може да знае какво чувство за хумор ще прояви отсрещната страна, четейки вашето писмо. По-добре си запазете шегите за компания, която познавате и на която можете да се доверите.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: [wp:svejo-net]

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието на блога чрез RSS feed или по имейл.